För att lyckas med digital transformation är ledningens engagemang avgörande. Genom tidig förankring kan företag skapa en stark grund och driva digitaliseringen framåt med gemensamma mål.
I projektet Digitala Stambanan har vi utvecklat och anpassat verktyg för att hjälpa företag i deras digitaliseringsresa och samlat dessa under namnet Reseguiden – ett strukturerat arbetssätt för industriell digitalisering. En av de viktigaste insikterna är att det första steget för en framgångsrik digital transformation är att förankra arbetet hos ledningen. Ledningen spelar en central roll, inte bara som beslutsfattare, utan som förebild och vägvisare för resten av organisationen.
Genom att tidigt säkerställa ledningens engagemang skapas en stabil grund för digitaliseringsarbetet. Inledande workshops, där ledningen aktivt deltar, har visat sig vara avgörande för att bygga denna förankring. När ledningen tar en aktiv roll, stöttar och föregår med gott exempel, skapas en kultur där förändring och digitalisering blir en naturlig del av hela organisationen. Det blir lättare för medarbetarna att följa efter och anamma de nya arbetssätt som digitaliseringen kräver.
För att uppnå en stark förankring inom organisationen är det viktigt att engagemanget också drivs underifrån. Genom att skapa en heterogen arbetsgrupp med representanter från företagets olika avdelningar, som både bygger kunskap och driver utvecklingen framåt, kan arbetet effektiviseras. Regelbunden kommunikation inom gruppen bidrar till att sprida kunskap och skapa ett bredare engagemang bland de anställda.
En gemensam bild av nuläget – en nödvändighet
Efter att ledningen är engagerad och stödjer initiativet, är nästa steg att skapa en gemensam bild av företagets nuläge. Det är viktigt att hela organisationen delar samma uppfattning om var de befinner sig i sin digitala resa. Under projektets gång blev det tydligt att olika delar av företaget ibland har olika syn på hur långt man kommit i digitaliseringen och var möjligheter och utmaningarna ligger. Utan en gemensam bild av nuläget blir det svårt att enas kring målet och röra sig i samma riktning.
Digitalisering är ett svårdefinierat begrepp, och därför är det viktigt att använda en tydlig och strukturerad metod för att kartlägga nuläget. Vi valde att arbeta med Industry 4.0 Maturity Index från Acatech i Tyskland. Denna modell fångar in både tekniska aspekter och företagets organisation och kultur, vilket ger en mer komplett bild av företagets digitala mognad.
Fyra områden som kartlägger företagets digitala mognad
Modellen från Acatech analyserar fyra viktiga områden, vilka är avgörande för att förstå och mäta ett företags digitala mognad:
Resurser – Kompetens och informationsdelning
Resurserna, både fysiska och mänskliga, är grunden för att stödja digitaliseringen. Här ingår att säkerställa att medarbetarna har rätt digital kompetens och att det finns strukturerade kommunikationskanaler för effektiv informationsdelning. Det handlar om att skapa spårbara informationsflöden genom centraliserade system och optimerade gränssnitt för interaktionen mellan människa och maskin.Informationssystem – Datahantering och integration
Informationssystemen spelar en avgörande roll för att samla, bearbeta och dela data på ett sätt som förbättrar beslutsfattandet. Det innefattar att företagets olika delar är sammankopplade så att information delas effektivt mellan avdelningar och affärsområden. Detta förbättrar inte bara informationsflödet, utan möjliggör också faktabaserade beslut i realtid.Organisationsstruktur – Flexibilitet och samarbete
För att lyckas med en digital transformation behöver företag ha en flexibel och dynamisk organisationsstruktur. Det innebär att kunna omorganisera snabbt för att möta nya krav och att kunna samarbeta både internt och externt med partners och leverantörer. Genom dynamiska arbetsflöden och samarbete över värdenätverket kan företaget utnyttja nya affärsmöjligheter och snabbt anpassa sig till marknadsförändringar.Kultur – Förändringsbenägenhet och vilja att dela med sig
En framgångsrik digital transformation kräver en företagskultur som omfamnar förändring och främjar innovation. Med en kultur som stöder socialt samarbete, där medarbetare delar kunskap och arbetar över avdelningsgränser, skapas en plattform för kontinuerlig utveckling. En icke-hierarkisk arbetsmiljö där alla bidrar är avgörande för att driva digitaliseringen framåt.
Anpassning till svenska förhållanden
Vi anpassade modellen efter svenska förutsättningar och kompletterade den med processkartläggningar för att tydligare beskriva företagens nuläge. Genom att synliggöra nuläget på detta sätt kunde vi hjälpa företagen att få en samlad bild av var de befinner sig i sin digitaliseringsresa. Den gemensamma förståelsen är nödvändig för att hela organisationen ska kunna samlas kring en gemensam vision och arbeta mot samma mål.
Positiva effekter efter mognadsmätningen
Efter att ha genomfört den digitala mognadsmätningen har företagen fått konkreta insikter om sin nuvarande digitala mognadsnivå och identifierat områden för förbättring och tillväxt. För många företag har denna mätning varit en av de mest värdefulla delarna under projektets gång. Flera företag har använt resultaten som värdefull information i sitt strategiska arbete, och hos särskilt ett av företagen har strukturen i mognadsmätningen lett till en ökad förståelse för digitaliseringsprojekt inom ledningen. Detta har resulterat i att företaget deltar i fler samverkansprojekt liknande Digitala Stambanan Produktion.
Samma företag har även valt att höja sin interna kompetens genom att utbilda sin personal i Industry 4.0 Maturity Index, den metod som användes för att mäta deras digitala mognad. Genom denna utbildning har företaget inte bara stärkt sin egen förmåga att arbeta med digitalisering, utan också skapat en långsiktig grund för att fortsätta utvecklas inom området.
När nu företagen har förankrat förändringsarbetet i ledningen och i övriga delar av organisationen och även har en gemensam förståelse för sitt nuläge är det dags att formulera en målbild och identifiera möjligheter och även hinder på vägen dit. Mer om detta i nästa artikel.
Nu, efter flera års framgångsrikt samarbete, ser vi fram emot att dela med oss av denna kunskap. Under hösten kommer vi att publicera en artikelserie där vi belyser industrins utmaningar med digitalisering, hur vi ser att företag kan möta och dra nytta av teknikutveckling och vad vi har åstadkommit genom projektet. Vi kommer även att lyfta fram styrkan i denna typ av innovationssamarbete och dela med oss av deltagarnas upplevelser och insikter.
Vår förhoppning är att dessa artiklar kan inspirera fler företag att ta till sig digitaliseringens möjligheter och förstå vikten av samarbete för en framtida konkurrenskraftig svensk industri.
Håll utkik på vår hemsida för kommande artiklar!